Plano, execução, reuniões e bloqueios na mesma grade — e como ler as cores e os carimbos.
O calendário junta quatro coisas na mesma grade: o plano (tarefas com horário), a execução (horas já lançadas), as reuniões e os bloqueios de agenda.
Como ler um bloco
A regra é simples: a barra lateral identifica o projeto, o carimbo identifica o estado. Os estados são em andamento, em risco, em atraso, concluído ou realizado, bloqueio e cronômetro ativo.
Bloco sem preenchimento, só contornado e com risco vertical é apoio: hora de coordenação, dedicada a outra pessoa ("APOIO · LUANA · CASINHA DA ANA"). Ele aparece na agenda de quem apoiou, no horário em que o cronômetro de coordenação rodou; enquanto o cronômetro está ligado, o bloco cresce até o agora com "apoio em curso". Apoio lançado à mão, sem cronômetro, não tem horário e não vira bloco, mas as horas dele contam no Balanço.
Confirmar o seu dia
Na primeira vez que você abre o Calendário no dia, antes do fim da jornada, aparece o Plano sugerido para hoje: as tarefas que o sistema encaixou para você, cada uma com uma caixa marcada. Deixe marcado o que vai fazer e desmarque o que fica para depois, que passa a mostrar hoje não.
O botão diz Seguir o plano enquanto nada foi desmarcado e Ajustar o plano depois que algo foi. Ao clicar, o que ficou marcado vira o seu compromisso do dia, e o que ficou desmarcado vai para o próximo dia útil. Fechar a janela não muda nada: o plano continua como sugestão.
Para confirmar o restante da semana de uma vez, use no menu "…" Confirmar todas as restantes. Confirmar é o que transforma a semana desenhada no seu dia, e é o hábito que mantém o plano de todos em dia.
Visões e escopo
Alterne entre dia, semana e mês. Na semana e no dia a grade vai das 8h às 20h, com a linha do agora; no mês, cada dia mostra alguns compromissos e um "mais N".
O seletor de agenda troca de quem é a agenda que você está vendo: Minha agenda, Todas as agendas ou o nome de uma pessoa. Ao lado, dá para filtrar por projeto.
Por que uma tarefa aparece onde aparece
Depende da resposta de Tem hora marcada? na tarefa. Hora fixa cai no horário exato; "o sistema encaixa" cai onde couber na jornada do responsável; "ainda vou combinar" sai do plano. Veja Prazo, hora marcada e espera do cliente.
É por isso que a jornada cadastrada importa tanto: o encaixe usa os dias e horários que você declarou em Meu perfil.
Bloquear agenda
No menu "…" há Bloquear agenda. Ela já vem com a sua agenda e o dia que você está olhando; deixe as horas vazias para bloquear o dia inteiro. As tarefas que estavam naquele período, inclusive as que você tinha fixado num horário, saem dali e o plano as encaixa em outro horário. Os bloqueios do dia aparecem na mesma janela, com a lixeira para desfazer.
Bloqueio que conta como trabalho, e bloqueio que não conta
A janela pergunta se aquelas horas entram no seu total de trabalho, e a resposta vem marcada de acordo com o motivo — você troca quando o caso é diferente. Abaixo da pergunta, uma linha diz o que a sua escolha faz.
Conta como hora trabalhada
Treinamento interno, curso externo, visita a fornecedor, evento externo (feira, palestra) e reunião recorrente. Você trabalhou — só não foi num projeto.
Não conta
Férias, folga, licença, consulta, evento externo, feriado e "outro" nascem desmarcados. O dia sai do planejamento e não vira hora.
O que conta vira lançamento depois que o dia passa, sem projeto e sem faturar — do mesmo jeito que uma reunião confirmada. E vale as horas do seu expediente que o bloqueio cobre: bloquear das 8h às 22h não vira 14 horas trabalhadas, vira a sua jornada daquele dia.
Horas que você lançar em projeto num dia bloqueado continuam valendo por inteiro, somando com o bloqueio.